Contexte 

La direction des régions (DiRe) pilote l’action régionale de l’Agence nationale de santé publique. 

Missions / Contenu du poste

Placé.e sous l’autorité de la Directrice de la DiRe, il/elle a pour mission d’assurer le secrétariat. Il/elle organisera son travail en binôme avec une autre assistante, afin de garantir la permanence du secrétariat, notamment en période de congés.

L’assistant F/H sera principalement chargé.e des activités suivantes :

Gestion administrative et financière

• Pour les documents relevant directement de leur activité ou ceux confiés par ses supérieurs hiérarchiques, concevoir et mettre en forme les documents, organiser le classement et l'archivage des documents ;
• Suivre la vie des processus de gestion administrative et financière au sein de la direction en lien avec le référent administratif et financier de la direction ;
• Assurer la gestion des ordres de mission et états de frais des personnes de l’équipe de Saint-Maurice, des personnes extérieures participant aux réunions et des agents des Cellules régionales sans assistante

Office management

• Réceptionner, trier, diffuser l’information (courrier, messagerie, appels téléphoniques, internet) ;
• Organiser l’agenda, les rendez-vous de la directrice et de son adjointe, planifier des réunions Teams ;
• Saisir et assurer le suivi des différents documents dans Elise ;
• Constituer les parapheurs et s’assurer du bon déroulé du circuit de validation ;
• Vérifier les courriers mis à la signature du directeur en veillant à l’application de la charte graphique de l’établissement et des règles administratives ;
• Organiser les commandes via le logiciel Qualiac.

Soutien au métier

• Préparer et organiser les réunions (convocations, dossier préparatoire, envoi des invitations, vérifier la conformité de l’installation de la salle et la livraison des éléments demandés) ;
• Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les documents en interne et en externe.

L’assistant F/H pourra également apporter un soutien aux activités de réponse aux alertes dans la limite de ses compétences et contribuer aux démarches transversales visant à mieux structurer la fonction d’assistant.

Compétences requises / profil attendu

 - BTS Assistant de Direction

- Une expérience professionnelle d’au moins 3 ans serait appréciée.

 Connaissances : 

• Santé publique France : ses objectifs, ses enjeux, son organisation et ses métiers
• Les grands principes à respecter de la commande publique
• Les procédures administratives applicables à Santé publique France
• L’anglais
• Le fonctionnement du système sanitaire français

Compétences fonctionnelles et techniques       

• Savoir planifier
• Maîtriser les outils de suivi (tableaux de bords)

• Maîtriser les logiciels utilisés au sein de l’agence (Elise, Qualiac, GFD, Globéo)

• Savoir rédiger des documents administratifs de qualité
• Savoir rédiger des documents à usage interne (notes, comptes rendus)
• Mettre en forme, exploiter et interpréter des données chiffrées
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)

Compétences relationnelles

• Sens du service public
• Sens du service et du contact
• Sens de la confidentialité et de la discrétion
• Communication orale et écrite
• Adaptabilité
• Disponibilité
• Savoir rendre compte
• Capacité à travailler en équipe
• Savoir orienter les collaborateurs

Adresser les candidatures (lettre de motivation + cv) en indiquant la référence de l’annonce par courriel :