Contexte 

 Direction des maladies non transmissibles et des traumatismes (DMNTT)

La DMNTT comprend 55 agents. Elle est organisée en 4 unités : une unité cancer, une unité cardio-métabolique une unité Périnatale et santé mentale et une unité Avancer en âge et Traumatismes.

Missions / Contenu du poste 

Sous l’autorité de la directrice de la DMNTT, l'assistant (F/H) contribue à l’ensemble des activités d’assistanat de la direction, ou de ses différentes unités. Il/elle garantit le bon fonctionnement administratif et logistique de la direction.

Activités : 

Gestion administrative et financière

• Pour les documents relevant directement de leur activité ou ceux confiés par la directrice, concevoir et mettre en forme les documents, organiser le classement et l'archivage des documents
• Suivre la vie des processus de gestion administrative et financière au sein de la direction
• Assurer la gestion des ordres de mission et états de frais des personnes des agents de la direction, des personnes extérieures participant aux réunions

Office management

• Réceptionner, trier, diffuser l’information (courrier, messagerie, appels téléphoniques, internet)
• Organiser l’agenda, les rendez-vous de la directrice
• Constituer les parapheurs et s’assurer du bon déroulé du circuit de validation
• Vérifier les courriers mis à la signature du directeur en veillant à l’application de la charte graphique de l’établissement et des règles administratives
• Organiser les commandes de matériels et de fournitures à la demande de la directrice via le logiciel Qualiac

Soutien au métier

• Organiser l’agenda et gérer le processus de déplacements de la directrice et des agents de l’unité
• Préparer et organiser les réunions (convocations, dossier préparatoire, envoi des invitations, transmission des informations au prestataire logistique, vérifier l’installation conforme et la livraison des éléments demandés)
• Rédiger les synthèses et compte-rendu de réunions
• Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les documents en interne et en externe

Toute autre tâche administrative au sein de la direction, à la demande de la directrice ou de la directrice adjointe de la DMNTT.

Activités spécifiques

- Réception et gestion des appels téléphoniques ; permanence téléphonique de la direction par roulement avec ses collègues

- Gestion de fichiers pour mailings

Compétences requises / profil attendu

 - Bac + 2/3 - BTS Assistant de direction ou expérience significative

- Expérience professionnelle exigée de 5 ans minimum dans le domaine du secrétariat/assistanat.

Connaissances :

Connaître :

• Santé publique France : ses objectifs, ses enjeux, son organisation et ses métiers
• Les grands principes à respecter de la commande publique
• L’anglais de base
• Savoir actualiser ses connaissances

Compétences fonctionnelles et techniques :

• Savoir planifier
• Maîtriser les outils de suivi (tableaux de bords)
• Aisance avec les logiciels comptables
• Aisance avec les logiciels de déplacement
• Aisance avec les logiciels de courrier
• Savoir rédiger des documents administratifs de qualité
• Savoir rédiger des documents à usage interne (notes, comptes rendus)
• Mettre en forme, exploiter et interpréter des données chiffrées
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)

Compétences relationnelles : 

• Sens du service public
• Sens du service et du contact
• Sens de la confidentialité et de la discrétion
• Communication orale et écrite
• Adaptabilité
• Disponibilité
• Savoir rendre compte
• Capacité à travailler en équipe
• Savoir orienter les collaborateurs

Adresser les candidatures (lettre de motivation + CV) en indiquant la référence de l’annonce par courriel :