Réalise de multiples activités d’accueil, d’information, d’administration, de gestion et de documentation contribuant au bon fonctionnement de la structure. Assiste la direction (déléguée territoriale), les chargés de projet et de documentation ainsi que les administrateurs dans l’exercice de leurs missions.
Pôle administratif
• Rédiger les correspondances, notes, convocations et documents d’information
• Saisir, mettre en forme, imprimer et diffuser des documents
Gérer le courrier, arrivée et départ mettre sous pli des courriers, affranchissements, relations avec La Poste
Imprimer des documents, réalisation d’étiquettes (élaboration de publipostage)
• Créer et tenir à jour des outils de travail collectif (agenda électronique, bases de données contacts et mailing-listes, outils de communication internes multimédias, devis...)
• Contribuer à la gestion des ressources humaines en lien avec la déléguée territoriale (variables de salaire, suivi congés, planning équipe)
• Classer physiquement et numériquement des dossiers et archives
• Participer à l’amélioration des procédures administratives de l’IREPS
Comptabilité
• Etablir et enregistrer des devis et factures d’interventions dans un fichier, prestations et relances éventuelles
• Collecter, vérifier et enregistrer les notes de frais
• Effectuer des commandes, vérifier et préparer le paiement des factures fournisseurs
• Vérifier les relevés de compte
• Préparer les navettes à transmettre au siège pour saisie en comptabilité
Appui au travail de l’équipe
• Accueillir, informer, orienter les usagers (physiquement, par téléphone, par courriel)
• Contribuer à la gestion administrative des demandes de financement de la délégation
• Gérer les aspects logistiques des activités de l’équipe :
- Appui à l’organisation de manifestations : formations, colloques, conférences, réunions, temps conviviaux, …
- Gestion des inscriptions liées à l’activité des formations de l’IREPS via le logiciel Digiforma dans le respect des procédures Qualité (fiches d’émargement, dossier des participants, envoi de confirmation, réalisation et envoi d’attestations de présence, …).
- Réservation de salles
- Recherche de prestataires et recueil des devis
- Organisation des déplacements (réservation train, avion, voiture, hôtel et restaurant)
- Saisie de données d’activités dans les différentes bases de données
• Gérer et optimiser l’intendance (locaux, matériels, fournitures …) Commande et achat en magasin si besoin. Relation avec la société de ménage et liens avec les intervenants
• Gestion des badges et des clés des locaux
• Le cas échéant, gestion des véhicules de service (réservation, entretien, révision, nettoyage)
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
Formations et diplômes requis
• BAC STT ou STG / BAC+2 Assistant de manager ou de gestion
• Expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire exigée.
Connaissances
• Connaître la culture et le fonctionnement associatif
• Notions de base en comptabilité et gestion administrative
Savoir -faire
• Maîtriser les outils de bureautique et de navigation sur internet
• Maîtriser les logiciels du pack office (Excel, Word, PowerPoint, Publisher)
• Connaissance de Wordpress appréciée
• Disposer de bonnes capacités rédactionnelles
• Avoir le sens de l’organisation, du classement et de l’archivage
Savoir-être
• Disposer d’une bonne capacité d’écoute
• Disposer d’une aisance relationnelle avec le sens de l’accueil
• Faire preuve d’autonomie
• Savoir s’organiser et gérer les priorités
• Faire preuve d’adaptabilité
• Faire preuve de discrétion et de diplomatie
• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de rigueur
• Respecter le secret professionnel et la confidentialité
Pour candidater : Transmettre par mail uniquement votre lettre de motivation et CV (format PDF) sous la référence « Assistante Adm IREPS ARA – ADES DU RHONE/Délégation 69 » avant le 25 aout.
A l’attention de Stéphanie DESMAISONS, déléguée territoriale :
Contact pour des précisions sur le poste : Stéphanie DESMAISONS, déléguée territoriale :
